Tja, wat is een Appointment Setter nou weer? De term is wellicht nog een beetje nieuw in ondernemersland. Maar de rol van deze professional kan enorm waardevol gaan zijn voor iedere startende ondernemer in de markt. Of juist voor de ondernemer die tijdelijk een professional zoekt, dat de schakel gaat zijn voor het vullen van de agenda. Dit voor de prospects en de sales professionals in de organisatie natuurlijk.

Vandaag duiken we dieper in de wereld van de appointment setter ook wel appointment setting genoemd. We geven jou inzicht wat deze functie precies inhoudt. En waarom het tijdelijk inzetten van zo'n expert een absolute game changer kan zijn voor jouw organisatie. 

En geloof het of niet, we spreken dagelijks veel ondernemers. Sommigen hebben er weleens van gehoord. Anderen kijken je aan alsof je net van Mars bent teruggekomen. Ik hoop dan ook van harte. Dat dit artikel qua ondernemerschap meer duidelijkheid zal gaan geven over wat het vak appointment setter exact inhoudt.

Appointment Setter achtergrondinfo!

Er is geen specifieke persoon of organisatie te achterhalen die de functie 'appointment setter' uitgevonden heeft. Het is een functie die in de loop van de tijd is ontstaan. En geëvolueerd binnen verschillende industrieën. Voornamelijk binnen sales en marketing.

Enige tijd geleden zag ik dus deze functie titel ook ergens opduiken. En ik moet eerlijk bekennen, ik had serieus ook nog nooit gehoord van het vak 'Appointment Setter'. Dus ik moest dit ook eerst even opzoeken, kan ik vertellen.

Gelukkig geeft de functie titel (vrij vertaald) “Afspraken Maker” redelijk goed aan wat je kunt verwachten toch? Maar wij merken op, dat de gemiddelde ervaren ondernemer nog nooit van de functietitel “Appointment Setter” gehoord heeft. Dus wellicht moeten we dit dan ook met dit blogartikel, beter aan je gaan uitleggen.

Appointment Setter vs Commerciële Binnendienst functie!

Een appointment setter is, in ons optiek, een betrekkelijk nieuwe term voor wellicht de ouderwetse commerciële binnendienst medewerker. Zoals we die vroeger op de werkvloer hadden. Het grote verschil hierin is wel, dat de appointment setter vaak extern werkt op ZZP-basis. Dus niet de gehele dag in jouw kantoor aan de slag is. Deze flexibiliteit maakt de appointment setter zo dan ook weer aantrekkelijk voor de korte opdrachten! Totdat er genoeg liquide middelen aanwezig zijn om personeel in dienst te kunnen nemen.

Wat zijn dan de specialiteiten van een Appointment Setter?

Voor alle duidelijkheid: een appointment setter is géén verkoper. Appointment Setters zijn wel de perfecte ondersteuning voor zowel start-ups als scale-ups, die behoefte hebben aan professionele ondersteuning. Dit bij het zoeken, kwalificeren en het inplannen van afspraken met potentiële klanten.

Zie een appointment setter dan ook meer als de schakel tussen jouw leads, en de sales professionals die uiteindelijk de deals zullen moeten sluiten. Ze werken jouw leads lijst systematisch af, en zorgen er via Zoom, telefoon, e-mail of social media voor dat er kwalitatieve nieuwe afspraken voor jouw sales professionals worden ingeboekt. 

Toen ik nog als Sales Manager voor een groot internationaal bedrijf werkte, hadden wij uiteraard ook een commerciële binnendienst die bijna exact dezelfde werkzaamheden uitvoerden voor onze buitendienstmedewerkers. Het vak appointment setter mag dan voor veel ondernemers met meer ervaring misschien nog even wennen zijn. Maar we zien met name in onze omliggende landen dat deze functie steeds meer ingeburgerd is in de zakelijke dienstverlening.

Wat zijn dan de voordelen voor jou als ondernemer?

De voordelen van het inzetten van een appointment setter zijn veelvoudig en kunnen een significante impact hebben op de groei en efficiëntie van jouw bedrijf:

• Focus op sales en groei: Een appointment setter neemt de tijdrovende taak van leadgeneratie en kwalificatie volledig uit handen van jouw sales professionals. Hierdoor kunnen zij zich volledig richten op waar ze het beste in zijn: het sluiten van deals en het binnenhalen van nieuwe klanten. Dit resulteert direct in meer omzet en snellere groei. De focus wordt verlegd van zoeken naar sluiten, wat de salescyclus aanzienlijk verkort.

• Efficiëntere sales pipeline: Door het voorwerk van een appointment setter ontvang je alleen afspraken met reeds gekwalificeerde leads. Geen verspilde tijd meer aan kansloze gesprekken, alleen gerichte meetings met potentiële klanten die écht interesse hebben in jouw product of dienst. Dit zorgt voor een "cleaner" pipeline, waarin elke afspraak een hogere kans van slagen heeft. Dit verhoogt niet alleen de efficiëntie, maar ook het moreel van je sales team, omdat ze minder "nee" horen.

• Flexibiliteit en kostenbesparing: De appointment setter op basis van ZZP inhuren, maakt het enorm flexibel. Je huurt expertise in voor de duur van jouw project, zonder de vaste lasten van een fulltime medewerker, zoals salaris, secundaire arbeidsvoorwaarden, kantoorruimte en benodigde apparatuur. Ideaal voor startups en scale-ups die snel willen opschalen zonder grote investeringen. Je betaalt alleen voor de geleverde diensten, waardoor je de kosten beter kunt beheersen en flexibel kunt inspelen op de vraag.

• Tijdelijke versterking, maximaal resultaat: Of je nu een éénpitter bent die overspoeld wordt door werk, of een groeiend bedrijf dat tijdelijke extra sales support nodig heeft. Een appointment setter kan direct inspringen en jouw agenda vullen met nieuwe kansen. Ze zijn dé belangrijke schakel tussen jouw organisatie en potentiële klanten, en kunnen binnen korte tijd al een aanzienlijke impact hebben op je afspraken- planning en daarmee ook jouw omzet.

• Specialisatie en expertise: Appointment setters zijn gespecialiseerd in het vinden en kwalificeren van leads. Ze beschikken over de juiste skills, tools en communicatieve vaardigheden om potentiële klanten te benaderen en te overtuigen van de waarde omtrent jouw product, dienst en/of onderneming. Dit betekent dat je direct toegang krijgt tot gespecialiseerde kennis en ervaring die je intern misschien niet hebt.

• Het is schaalbaar: Wanneer jouw bedrijf groeit, kun je met de inzet van een appointment setter eenvoudig gaan opschalen. Heb je meer afspraken nodig? Huur meer uren in, of schakel eventueel een tweede appointment setter in. Dit maakt de functie uiterst schaalbaar, en perfect afgestemd op de behoeften van de groei voor jouw onderneming.

Mocht je nu eens willen sparren of een appointment setter voor jouw organisatie tijdelijk ingezet kan gaan worden, en of hij of zij voldoende waarde zal kunnen leveren. Laten we dan even contact opnemen met elkaar. Wij geloven in maatwerk en helpen je graag de juiste beslissing te nemen voor jouw situatie. Klik even op de blauwe knop “Plan jouw strategie sessie” dan zien we elkaar snel om samen even te kijken naar de mogelijkheden hierin.